코로나19로 많은 조직에서 재택근무를 도입하고 있습니다. 빠띠와 슬로워크는 수년간 리모트워크(원격업무)를 시행하고 있기 때문에 큰 혼란 없이 업무를 이어가고 있는데요. 새로운 업무 환경에서 부침을 느끼는 조직 또한 많다는 소식을 접하고, 조금이나마 도움이 되기를 바라는 마음으로 우리의 경험과 노하우를 가능한 자세히 공유해요. 빠띠와 슬로워크 역시 조직구조와 특성이 달라서 리모트워크를 시행하는 방법에서도 공통점과 차이점이 있어요. 각 조직에서도 상황에 따라 유연하게 적용해 보시면 좋겠습니다.
- 설립연도: 2015년
- 조직규모: 14명
- 업종: 정부, 기업, 시민 대상 공론장, 커뮤니티, 캠페인, 공공/공익 데이터 컨설팅과 플랫폼 제공
- 업무제도: 신규 크루의 적응기간에 리모트워크 안내, 수시/정규 오프라인 모임과 협업
- 특이사항: 2015년 설립부터 현재까지 전 구성원(한국, 일본, 미국)이 리모트로 업무, 주로 기획자와 개발자로 구성, 전 구성원이 조직 운영 원칙과 방법을 함께 만들어감
- 설립연도: 2005년
- 조직규모: 55명
- 업종: 사회혁신 조직에게 B2B 형태로 디지털/크리에이티브 프로젝트 수행
- 업무제도: 전 구성원 리모트 가능, 신규 입사자는 적응기간 후 리모트 가능
- 특이사항: 2013년부터 리모트 시작, 다수의 고객과 긴밀히 소통, 개발자/디자이너/컨설턴트 다수
리모트워크를 위한 가이드
리모트워크에서는 명확한 커뮤니케이션을 통해 서로의 상황에 대해 잘 인지하는 것이 중요해요. 서로 같은 공간에 있지 않고 상황에 따라 업무와 휴식시간이 다른 경우도 있기 때문이죠. 자율적으로 업무와 휴식을 조절하면서 일을 하다 보니, 커뮤니케이션을 소홀히 하면 일에 혼선이 생겨 진행이 더뎌질 가능성이 높아요. 빠띠와 슬로워크는 이를 위해 상세한 커뮤니케이션 가이드를 만들어 구성원이 모두 이를 숙지하도록 하고 있습니다.
빠띠는 설립된 때부터 지금까지 전 구성원이 리모트로 일하고 있어요. 리모트로 일을 하며 각자 다른 도시와 국가에 산다는 조건을 넘고 구성원이 집중할 수 있는 최상의 조건과 상황을 주도하고 결정하게 합니다. 그러면서 함께 일하는 동료와 원활한 소통, 협업을 위해 저희가 필수로 공유하는 원칙 중 주요 네 가지를 여러분과 나누고자 해요.
1. 스탠드업: 오늘의 할 일과 협업할 것을 소통
- 매일 아침 9-10시 사이에 스탠드업을 합니다. 스탠드업에서는 오늘 본인이 진행할 일, 특정 팀/팀원과 협업이나 전체 구성원이 확인할 일에 대해 이야기합니다.
- 팀을 위한 협업 플랫폼 ‘빠띠 그룹스’에 누군가 ‘00월 00일 스탠드업’이라는 글을 게시하면, 댓글로 각자 30분-1시간 정도 협업할 것을 조정하고 간단한 논의도 진행해요. 보다 복잡한 논의가 필요하면 구글 Meet으로 온라인 회의를 개설해서 15-30분간 논의합니다.
- 스탠드업으로 각 구성원 업무의 진행 상황을 파악할 수 있고, 본인이 원한다면 현재 진행되는 조직 내 모든 프로젝트에 능동적으로 참여할 수 있어요.
2. 문서화: 시간과 장소의 제약 없이 살펴볼 수 있도록 모두 아카이빙
- 각자 업무를 진행하는 동안 빠띠 그룹스에 업무의 목표, 진척 사항, 결과까지 모두 문서로 남겨두고 있어요. 이 문서를 토대로 업무를 진행하고, 구성원들의 제안을 받거나 투표를 통해 의사 결정을 해요. 불필요한 회의를 하지 않을 수 있어요.
- 업무의 시작부터 끝까지 실시간으로 기록함으로써 동료들이 비동기적으로 협업할 수 있어요. 업무 담당자가 아닌 동료들도 의견을 덧붙일 수 있어요.
- 이후에 합류하는 동료들에게 업무와 주요 의사결정의 맥락을 전달하는데에도 도움이 돼요. 업무 뿐만 아니라 아카이빙 용도로도 유용하게 활용하고 있어요.
3. 회고와 항해일지: 개인의 경험과 감정을 나누고 앞으로 더 나아가기 위한 개선안을 도출
- 프로젝트가 끝나거나 각 팀의 업무 주기가 끝나면 회고를 열어요. 각자가 이 프로젝트를 하면서 느낀 좋았던 점, 아쉬웠던 점과 아쉬웠던 점을 개선하기 위한 앞으로의 실험을 적고 함께 이야기합니다. 이때 제안된 실험은 가설을 세워 시행해보고, 결과가 성공적이면 문화로 자리잡기도 해요.
- 매일 하루가 끝날 때 즈음 각자 나누고 싶은 점과 배운 점을 항해일지로 적어요.
- 항해일지와 회고는 리모트로 일하며 바로 확인하기 어려운 팀원들의 상태를 점검하고, 문제해결을 위해 함께 고민하고 함께 일하는 감각을 키우기 위함이죠.
4. 월간 워크숍: 얼굴 마주하고 모든 어젠다를 투명하게 이야기하는 시간
- 한달에 한 번 워크숍을 합니다. 이때는 제주와 일본에 있는 크루와 일정을 조율하여 모든 크루가 서울에서 만나요. 오랜만에 서로의 얼굴을 보는 시간이기도 해요.
- 모든 크루가 어떤 어젠다든 꺼내서 이야기할 수 있어요. 그래서 워크숍 전에 각자 어떤 어젠다를 논의하고 싶은지 공동 작업 문서에 미리 적어둬요.
- 주로 항해지도(기간별 목표)를 토대로 다음 달에 주요하게 다뤄야 할 프로젝트를 함께 결정하고, 크루의 잡 디스크립션, 운영 예산이 담긴 살림살이 문서, 행정과 법무 이슈를 다뤄요.
슬로워크는 내/외부에 적용할 수 있는 ‘커뮤니케이션 가이드'가 있어요. 그중 내부 커뮤니케이션 가이드는 크게 다섯 가지로 구분합니다. 가이드 전반을 아우르는 원칙과 태도, 커뮤니케이션 도구에 따른 세부 가이드예요.
1. 기본 원칙 및 태도: 구성원의 전반적인 업무 태도에 대해 이야기합니다.
- 업무 시간과 비업무 시간을 가능한 엄격하게 구분함으로써 개인의 일과 삶의 균형을 유지하도록 합니다.
- 업무를 수행하는 동안 동료와의 연결이 끊기지 않아야 합니다.
- 본인의 업무 시간에는 가능한 빠르게 응답합니다.
- 업무에 집중하기 어렵거나 회의 등으로 빠르게 응답하기 어렵다면 동료에게 바로 알립니다.
- 중요한 이슈는 커뮤니케이션을 반복하고 반복하고 반복하면서 메시지를 강조합니다.
- 시급한 이슈는 동료에게 방해가 될지 고민하지 말고 빠르게 공유합니다.
2. 슬랙: 슬로워크는 사내 실시간 커뮤니케이션 도구로 슬랙을 이용하고 있는데요. 꼭 슬랙이 아니더라도, 내부에서 실시간 커뮤니케이션을 하는 채널이나 메신저가 있다면 적용해 볼 수 있어요. 다만 카카오톡과 같은 범용 메신저는 추천하지 않습니다.
- 모든 커뮤니케이션은 반드시 모두가 볼 수 있는 공개 채널에서 해요. 민감한 개인정보를 다루거나 보안 유지가 필요한 경우, 사적인 대화는 예외로 합니다.
- 메시지를 보낼 때는 필요한 모든 내용을 한번에 전달해요. ‘안녕하세요, OO님’하고 상대방이 대답할 때까지 기다리지 않아요.
- 나를 지칭해서 언급한 메시지를 받았다면 1시간 안에 응답해요. 바빠서 답할 수 없다면 언제 의사소통이 가능한지 알립니다.
- 슬랙은 목적에 따라 커뮤니케이션 채널을 여러 개 열 수 있기 때문에, 업무 목적에 맞는 채널을 찾거나 새로 만들어 업무와 관련이 없는 다른 구성원이 불필요한 커뮤니케이션에 노출되지 않도록 주의해요.
- 매일 오전 10시(슬로워크 출근시각) 전후에 모든 구성원이 그 날의 업무장소, 할 일, 예정된 미팅을 구체적으로 공유해요. 쓰레드를 활용하면 과한 알림을 방지할 수 있어요.
- 휴가 등의 이유로 업무를 할 수 없을 때는 슬랙의 상태 표시 기능을 사용해 공유합니다. 휴가에는 기간과 업무대행자를 명시해요.
3. 구글 캘린더: 전체 구성원이 서로에게 직접 묻지 않아도 일정을 파악할 수 있도록 따로 관리합니다. 모든 구성원은 업무와 관련된 모든 일정을 구글 캘린더에 구체적으로 기록해야 해요.
- 일정의 유형과 내용을 명확히 파악할 수 있도록 기록 방법을 통일해요. 회의, 미팅, 티타임 등의 유형이 있어요.
- 유형과 내용은 모바일에서 쉽게 입력하기 위해 마침표+공백으로 구분해요. (회의. 리모트워크TF / 미팅. 카우앤독 / 휴가. 홍길동 등)
- 반차를 포함한 모든 휴가는 ‘종일 일정’으로 등록해요. 종일 일정은 캘린더 월별 보기 시 가장 위에 표시되고 더 강조되기 때문에 일정을 잘 파악할 수 있어요.
4. 이메일: 일하는 사람에게 꼭 필요한 이메일은 가이드를 만들어두면 원활한 소통에 도움이 돼요.
- 하나의 이메일 스레드에는 하나의 주제만 담아요. 주제는 검색 친화적으로 제목에 드러나야 합니다. 가벼운 내용이거나 주제 여러 개를 하나로 묶는 게 효율적일 때는 하나의 스레드에 여러 주제를 담아도 괜찮아요.
- 받는 사람은 이메일을 받고 직접 행동을 해야 하는 사람을 넣고, 그 수는 적을수록 좋아요. 참조에는 이메일 내용을 계속 파악하고 있어야 하는 사람을 넣습니다.
- 답장을 보낼 때는 ‘전체 답장'을 기본으로 해요. 상대방과 협의 없이 참조에 들어있는 수신자를 삭제하지 않아요.
- 본문에는 전달할 내용과 요구하는 행동, 시한, 방법도 명시해요. 한 번에 충분히 내용을 전달하면 커뮤니케이션 횟수를 줄여 효율적이에요.
- 회사 내부 이메일은 슬랙에서 대화하듯 친근하게 작성해도 괜찮지만, 이 때도 명확성은 반드시 유지해요.
5. 전화, 문자메시지: 리모트워크를 할 때는 내용을 언제든 다시 확인할 수 있도록 검색 가능한 디지털 기록으로 남겨두는 것이 중요하지만, 전화와 문자가 필요한 때도 있어요.
- 급하면 합니다. 늦은 밤, 이른 새벽, 휴일에는 자제해요. 하지만 시급한 이슈인데 휴일이라고 공유/보고를 하지 않으면 문제가 더 커질 수 있어요.
리모트워크를 위한 소프트웨어
빠띠와 슬로워크는 모두 구글 지스위트, 빠띠 그룹스, 슬랙, 깃헙, 라스트패스를 공통으로 쓰고 있어요. 정보가 날아가지 않도록 잘 쌓아두고 효율적으로 공유하는데 적합한 서비스형 소프트웨어(SaaS)입니다. 서로 다른 업무 환경에 있더라도 PC와 모바일을 통해 쉽게 정보에 접근할 수 있어요.
클라우드 기반의 공동작업 및 생산성 제품으로, Gmail, 드라이브, 캘린더, Meet 등이 포함돼요. 하나의 플랫폼으로 메일, 일정, 문서를 모두 관리할 수 있어서 효율적입니다. 문서를 통해서 실시간으로 공동작업을 할 수 있고(지금 이 글도 구글 문서로 공동 작업해서 완성했어요!) 구글 드라이브에 바로바로 자동 저장이 되기 때문에 작성 중인 문서가 날아갈 위험도 적습니다. 화상회의가 필요할 때는 Meet을 이용해서 손쉽게 접근할 수 있어요. Meet 내의 ‘화면 공유' 기능을 이용하면 같은 문서를 보면서 회의를 할 수 있기 때문에, 보안 유지가 필요한 문서가 있더라도 상대방에게 공유하지 않고 화면 안에서 함께 보며 이야기를 나눌 수 있답니다. 구글 캘린더에 회의 일정을 등록하면 화상회의를 할 수 있는 코드가 자동으로 만들어지기 때문에 특히 편리해요.
빠띠 그룹스는 팀과 커뮤니티의 협업을 위한 플랫폼이에요. 주제/이슈별로 채널을 관리할 수 있고, 공동으로 문서(위키) 작성도 가능해요. 안건에 따라 찬반 투표로 결정하고, 다양한 구성원이 새로운 안을 제안할 수도 있어 온라인에서도 충분히 활발하고 민주적인 토론을 할 수 있고요. 모든 내용은 꾸준히 아카이빙이 되기 때문에 빠띠와 슬로워크는 중요한 논의나 업무 기록을 의도적으로 그룹스에 남겨두고 있어요. 지금 일하고 있는 구성원뿐만 아니라 미래에 합류할 구성원에게도 좋은 정보 저장소가 되고, 조직이 함께 내린 수많은 결정의 역사를 살펴볼 수 있는 일종의 기록관 같은 역할을 하기도 합니다. 긴 휴가를 마치고 돌아온 구성원이 있더라도 그룹스에서 중요 논의를 빠르게 훑어볼 수 있어요.
3. 슬랙(Slack)
스타트업에서 많이 사용하는 슬랙은 클라우드 기반 협업용 메신저예요. 빠띠 그룹스를 비동기 의사소통 도구이자 아카이브로 활용한다면, 슬랙은 실시간 의사소통 도구로 사용합니다. 빠르게 의견을 주고받는 데 유용해요. 의사소통 목적에 맞게 채널을 만들 수 있고 채널마다 알림도 다르게 설정할 수 있어서 중요한 내용은 즉시 대응할 수 있도록 알림을 켜 두고, 참고로 보는 채널이 있다면 알림을 꺼두었다가 여유가 있을 때 확인해 볼 수 있어요. 또 메신저 내에 뛰어난 검색 기능을 제공하고 있어서, 공개 채널에서 이뤄진 대화라면 누구나 사람/기간/채널 등의 필터를 적용해서 모든 내용을 쉽게 검색할 수 있어요.
4. 깃헙(GitHub)
깃헙은 분산 버전 관리 툴인 ‘깃(Git)’으로 프로젝트를 관리하는 도구이자 저장소(스토리지)예요. 깃헙을 사용하면 프로젝트 과업과 소스코드를 연동해서 관리할 수 있어요. 각 코드를 개발한 이력이 모두 남아 있기 때문에 누가 어떤 작업을 했는지 알 수 있고 문제가 생겼을 때 빠르게 복구할 수 있어요. 더해서 빠띠는 개발하는 디지털 플랫폼 코드를 깃헙에 오픈소스로 공개하고 있어요. 빠띠의 프로젝트에 누구나 와서 기여할 수 있게 각 플랫폼이 가진 이슈를 투명하게 공개하고 여러 사람들과 문제를 풀어 나가는 툴로 활용하고 있어요.
라스트패스는 패스워드 관리 서비스예요. 웹사이트 로그인 정보, 개발을 위한 FTP나 DB 정보, 신용카드와 은행 계좌 등 금융 정보를 포함한 모든 패스워드를 저장하고 공유할 수 있고, PC, 노트북, 태블릿, 스마트폰과 같은 다양한 기기에서 접근이 가능해요. 여러 구성원이 공동으로 쓰는 소프트웨어의 보안을 유지하며 각자의 권한에 따라 접근할 수 있답니다. 웹사이트에서 라스트패스가 생성해준 패스워드로 변경하면, 바로 라스트패스에 동기화가 되어 조직 내에 따로 알리지 않고 안전하게 패스워드와 비밀 사항을 관리할 수 있어요.
리모트워크를 위한 하드웨어
1. 노트북
어디서든 자유롭게 일하기 위해서는 노트북이 필수예요. 전원 리모트를 시행하는 빠띠는 당연히 모두 노트북이 제공되고, 슬로워크는 데스크톱이 더 효율적인 일부를 제외하고 모두 노트북을 지급해요. 대형 모니터가 필요한 구성원을 위해 사무실에 모니터를 설치해두고 노트북과 연결해서 사용할 수 있도록 하고 있어요. 원격회의에 필요한 스피커나 카메라, 모니터를 연결하기 위한 어댑터는 각 회의실마다 배치해두고 필요한 구성원에게 개별 지급하기도 해요.
2. 포터블 스피커폰(컨퍼런스콜용 스피커폰)
일대일로 화상회의를 할 때는 노트북 내장 스피커나 마이크 기능이 있는 이어폰으로도 충분해요. 여러 구성원이 참여하는 회의나 교육을 화상으로 진행할 때는 한계가 있죠. 이럴 때는 무지향성 마이크를 탑재한 스피커폰을 사용해 서로가 이야기하는 것을 또렷하게 듣고 이야기할 수 있게 합니다. 아참, 서로의 얼굴을 보지 못하고 스피커폰에 의지해 대화할 때는 “저 00이에요.”라고 간단히 자기 이름을 밝히고 의견을 밝히거나, “.. 이상입니다.”라고 끝인사를 남기며 이야기의 시작과 매듭을 알리기도 해요. 참고로 빠띠와 슬로워크는 Jabra Speak 710을 사용합니다.
3. 웹캠/컨퍼런스캠
원격으로 회의를 할 때 카메라를 켜 둬야 하는 상황이 있어요. 슬로워크의 경우 일부 구성원은 오프라인으로 한 자리에 모여 있고, 다른 구성원이 원격으로 참여하는 회의가 종종 생기는데요. 이때 사람이 많은 쪽에 회의용 카메라를 설치해두면 회의실 내 상황을 파악할 수 있어 보다 명확한 소통이 가능해요. 그 외에 법정 의무교육 등 규모가 큰 사내 행사가 있을 때 누군가 부득이하게 원격으로 참여해야 한다면 카메라를 켜서 생중계하기도 하고요. 인원이 적은 경우에는 노트북에 내장된 카메라를 이용하고, 와이파이 신호가 약한 곳에 있거나 굳이 얼굴을 봐야 할 이유가 없다면 카메라는 켜지 않아요. 참고로 슬로워크는 Logitech ConferenceCam Connect를 사용해요.
빠띠와 슬로워크에서 리모트워크에 대한 경험을 이 정도로 자세히 정리해 본 것은 저희에게도 처음이에요. 최대한 풍부하게 정보를 정리해서 많은 조직에게 도움이 되었으면 좋겠다는 마음에 글이 조금 길어졌어요. 빠띠와 슬로워크 모두 이제껏 많은 시행착오를 거쳤고, 또 겪으며 하나씩 제도를 정비하고 있는데요. 저희 구성원은 어떻게 리모트워크를 실전에 적용하고, 또 가장 핵심적인 노하우는 어떤 것들이 있는지 추가로 공유할 예정이에요. 어려운 시기 서로 힘을 합쳐 지혜롭게 보낼 수 있기를 바랍니다!
🍊 슬로워크의 블로그에도 발행되었습니다.
글, 정리 | 빠띠 활동가 찐쩐 gj@parti.coop, 슬로워크 브랜드 라이터 누들
이미지 | 슬로워크 디자이너 길우
