Ⅱ. 거버넌스 운영하기

작은도서관 거버넌스 운영이란 작은도서관과 관련된 문제 해결, 정책 이슈의 논의 등을 위해 작은 도서관 운영자, 지역 주민, 관련 공무원 등 다양한 주체가 함께 모여 협력하고 소통하여 운영하는 것을 의미합니다. 구체적으로는 민주적 소통, 민주적 의사결정, 아카이빙, 디지털 민주주의 플랫폼에 기반한 소통 채널 마련을 그 내용으로 합니다. 작은도서관 거버넌스 구성원이 모두 모였나요? 그런데 이제 어떻게 해야 할지 막막한가요? 즐겁고 효과적으로 거버넌스를 운영하는 방법을 제안합니다.

• 왜 거버넌스 운영 방법을 이야기 해야 할까요?

  • 서로의 소중한 시간과 스타일을 존중하며 공동의 목표를 달성할 수 있어요.

  • 불필요한 오해와 갈등을 줄이고 즐겁게 일할 수 있어요.

  • 무리하지 말아요. 지치지 않고 지속가능한 거버넌스를 꾸려 봐요.

• 어떻게 소통해야 할까요?

  • 다양한 이해관계자들이 함께 협업하기 위해서는 적절한 소통의 방법을 이해하고 도구를 활용하는 것이 필요합니다.

  • 거버넌스 구성원들은 다른 본업을 갖고 있는 경우가 많지요. 작은도서관 운영자, 이용하는 주민, 공무원 등 함께 만나서 이야기하기 쉽지 않기에, 각자 가능한 시간에 협업에 참여합니다.

  • 직접 만나지 않고 함께 논의하고, 결정할 수 있는 디지털 공간의 소통채널을 마련합니다. 카카오톡, 텔레그램 같이 채팅 기능이 있는 메신저는 빠른 대화와 쉬운 참여가 장점입니다. 다만 일정 기간이 지난 이후에 논의한 내용을 찾아보거나, 새로운 구성원에게 정보를 전달하기 어려운 단점이 있습니다. 논의한 내용의 결과와 자료를 저장하고 공유할 수 있는 게시판 기능을 가진 네이버 또는 다음 카페, 빠띠 그룹스를 함께 운영하는 것을 추천합니다.

• 지속가능한 거버넌스를 위한 소통의 원칙

  • 위와 같은 특징을 고려해 소통과 협업의 원칙을 정하고 함께 일하면, 서로의 기여와 방식을 존중하면서 공동의 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 구체적인 소통의 원칙을 구성원들과 함께 정리해 보세요.

  • 투명하게

    • 대화는 가능하면 공개적으로 하고, 내용은 기록하여 투명하게 관리합니다. 또 누구나 쉽게 접근하고 볼 수 있도록 합니다.

• 주기적으로

  • 가능한 주기를 가지고 소통합니다. 공동의 일감이나 이슈를 나누는 요일, 시간을 정해두거나 필요에 따라서는 동시에 논의할 수 있는 시간을 정해 두는 것도 좋은 방법입니다

  • 요즘은 어떤 모임이든 메신저를 사용해 실시간 소통을 하는 경우가 많습니다. 그런데 소통할 주기를 정하지 않으면 필요 이상으로 소통이 길어질 수 있고, 이슈를 해소할 적절한 시기를 놓칠 수 있어요. 거버넌스 구성원들이 다른 일을 하고 있을 수 있다는 점을 잊지 마세요.

• 명확하게

  • 오프라인 대면 모임이 아니라면, 다른 소통 방법은 상대적으로 비언어적 소통(표정, 몸짓)이 제한되기 때문에 명확한 커뮤니케이션이 중요해요. 글을 기반으로 나의 의사를 명확하게 정리하여 소통하고 상호 예절을 지킵니다.

• 거버넌스 의사결정 원칙 만들기

  • 작은도서관 문제해결, 활성화라는 공통의 목표를 갖고 모인 사람들일지라도, 각자의 경험에 따라 생각의 차이가 있을 겁니다. 토론을 통해 차이를 좁히고 합의점을 찾는 과정에, 의사결정의 원칙에 대해 모두가 함께 이해하고 협의하는 과정이 꼭 필요합니다.

• 다음과 같은 기본 원칙을 참고하세요.

  • 정보는 적극적으로 공유하고 충분히 토론할 창구와 시간을 확보합니다.

  • 함께 결정할 때 더 좋은 결정을 한다고 믿습니다. 많은 사람이 참여할 수 있게 노력합니다.

  • 회의나 결정에 참여하지 않는 침묵은, 참여한 사람들에게 위임하고 결정에 동의한 것으로 여깁니다.

  • 의사결정 전에 방식을 분명히 합의합니다. 의사결정 방식은 관습을 따르거나 대체로 합의제 방식으로 결정합니다.

  • 또한 결정 후 진행 중에도, 같은 절차를 거쳐 이전의 결정을 수정할 수 있습니다. 다양한 구성원들이 모인 조직인만큼 약속한 과정을 지키되, 실행 과정에서 더 적합한 결정을 찾아가며 유연하게 방향을 수정하는 게 필요합니다.

  • 거버넌스 운영에 참여하는 누구나 공동의 목표에 해가 되는 결정에 대해 신중하게 거부권을 행사할 수 있습니다. 취향이나 선호가 아닌 목표를 기준으로 판단합니다. 단순한 거부가 아니라 결정에 숨은 위험을 말하고, 가능하면 대안도 이야기 합니다.

• 의사결정 방법 디자인 하기

  • 결정해야 할 사안의 제안 - 토론 - 결정을 위한 절차와 일정을 거버넌스 구성원들과 함께 정합니다.

  • 의사결정의 상황이나 목적에 맞는 결정 방식을 정합니다. 거버넌스 구성원들이 함께 할 일, 풀어야 할 문제의 성격에 적합한 의사결정 방법을 정합니다. 동의, 총의, 조언 등의 방법이 있습니다.

• 소통 채널 개설하기

  • 적절한 소통 채널을 선택합니다(대면 미팅, 커뮤니티 플랫폼, 채팅 등).

  • 거버넌스 운영을 위한 정보 공유와 의사결정 과정의 기록을 위하여, 그리고 거버넌스 운영진은 아니지만 작은도서관 문제에 관심을 갖거나 참여하고 싶어하는 다양한 이해관계자들과의 소통을 위해서 온라인 공간의 소통 채널을 개설합니다.

  • 작은도서관 거버넌스 운영을 위한 공간, 공론장 또는 문제 해결 프로젝트를 위해 의견을 모으고 정보를 공유하는 공간 등 거버넌스 활동과 목적에 따라 그에 적합한 채널을 선택합니다.

• 기록하고 공유하기(아카이빙)

  • 활동 과정의 기록

    • 활동의 모든 과정에서 글이나 사진, 영상 등을 최대한 기록하고 보존, 공유하도록 합니다. 여러 기록물을 통해 활동의 진행 과정 및 결과를 객관적으로 돌아볼 수 있고, 개선점을 잘 파악할 수 있게 됩니다. 이로써 거버넌스 활동의 기록물들은 소중한 공적 자원이 되기도 합니다.

  • 거버넌스의 내부의 아카이빙 (내부 소통 채널- 공개 채널)

    • 거버넌스의 내부 자료나 논의를 기록, 보관 할 공간을 마련합니다.

    • 빠띠 믹스, 빠띠 그룹스, 네이버 카페, 공유 드라이브 등의 공간을 활용할 수 있습니다.

    • 상세한 회의록이나, 예산, 지출증빙자료, 인원 명부나 연락처, 과업 체크리스트, 사진, 영상 등을 보관, 공유 합니다.

  • 공개된 공간에의 아카이빙

    • 거버넌스의 논의나 활동을 통해 얻은 기록물 중, 공개된 공간에 공개해도 되는 것들을 최대한 공개함으로써 거버넌스의 활동을 공적으로 기록하고 공유할 공간을 마련합니다.

    • 빠띠 믹스, 네이버 카페, 페이스북 페이지, 홈페이지 등의 공간을 활용할 수 있습니다.

    • 홍보 자료, 활동 스케치 글, 공개 허락을 구한 사진이나 영상 등을 보관, 공유합니다.

• 소통과 협업을 위한 채널

  • 공론장/ 의사결정 플랫폼

    • 모든 과정에서 동시에 기록하고, 결정할 수는 없습니다. 시공간에 구애받지 않고 자유롭게 제안을 올리고, 투표로 함께 의사결정하는 공간을 마련합니다.

      • 빠띠 믹스를 활용할 수 있습니다. 빠띠 믹스는 누구나 쉽게 만들 수 있는 공론장 플랫폼입니다. 소식, 제안, 투표, 모임 게시판과 댓글, 대댓글을 통해 서로의 의견을 확인하고, 특정 의제에 대해 지속적인 토론과 숙의가 가능합니다.

    • 미팅, 워크숍에서 의사결정이 필요할 수 있습니다. 실시간으로 참여자들이 의사결정과정을 확인하며 토론, 미팅을 진행할 수 있습니다.

      • 빠띠 타운홀을 사용할 수 있습니다.

• 공동편집 문서/ 위키

  • 문서 형태의 결과물을 공동으로 만들 때 초안을 작성한 후 함께 수정하면면서 최종안을 완성시킬 수 있습니다.

  • 의사결정 회의 전에 충분한 시간을 두고 토론에 필요한 정보, 의견을 함께 모아나갈 수도 있습니다. 토론 참여자들이 사전에 미리 정보를 보거나, 자신이 아는 정보 또는 의견을 남길 수도 있습니다.

  • 구글독스, 빠띠 카누등을 활용할 수 있습니다.

• 채팅/메신저

  • 실시간으로 사람들과 소통할 수 있는 도구입니다. 긴급하거나 간단한 의제에 대해 쉽고 빠르게 의사결정을 할 수 있습니다. 다만, 의사결정한 내용이 쉽게 휘발될 수 있습니다. 정보 기록이나 공유를 위해 사용하기 어렵고, 정보가 모두에게 공유되지 않거나 특정인물에 집중될 가능성이 높습니다.

  • 카카오톡, 슬랙, 텔레그램 등을 활용할 수 있습니다.

• 실시간 미팅/ 워크숍

  • 의제가 복잡하거나 심도있는 토론 또는 투표가 필요할 경우 실시간 비대면 미팅을 활용할 수 있습니다. 참여자들의 비언어적인 뉘앙스, 감정까지 고려해 심도 깊은 토론을 진행할 수 있습니다.

  • 줌, 구글미트, 행아웃 등을 활용할 수 있습니다.