🤔 총회 어떻게 준비해야 할까요??

빠띠는 사회적협동조합입니다.
정기총회와 임시총회를 진행하면서 조직의 상황과 이슈를 공유하고 논의하는데요. 코로나 이후 온라인 또는 온+오프라인 총회를 진행하고 있습니다.
올해도 어김없이 총회 시즌이 다가오고 있죠~
총회란 무엇이고 온라인 총회는 어떻게 준비해야 하는 것일까요?

총회란?

총회는 (비영리)단체의 최고 의사결정 기관입니다. 대상자들은 평등한 지위에서 운영에 관한 의사결정권을 가집니다. 그리고 민주적 의사결정을 기반으로 하고 있습니다.

총회에선 어떤 논의를 하나요?

정관-규약 개정 공유 및 승인, 예산집행계획 전달 및 승인, 전년도 사업내용 공유 및 당해 연도 사업 계획 전달 및 승인 등을 논의하고 결정하며 중장기적인 계획 공유하는 자리입니다.

사람들은 총회를 어떻게 생각할까요?

“의제를 정확히 몰라도 의사결정을 해야 하는 행사죠.”
“반가운 사람들 오랜만에 만나는 자리죠. 이때 아니면 보기 힘드니깐”
“일 년에 한번 꼭 해야 하는 일 정도”
“참여하기도 어렵고, 참여해도 뭘 해야 할지 모르겠어요.”
“정보가 독점되고 있어요. 결정사항이 무엇인지 정확히 알기 어려워요.”
“민주적 의사결정을 위한 장을 마련하는 것도 일이라고요.”
“무조건 오늘 이 시간에 결정을 내려야겠죠?”
“총회 현 방식 말고 더 좋은 방법 없나요?”

우선 정보의 격차가 있을 수 있습니다. 정보의 질과 양에서 실무진, 운영진, 일반 회원들이 가지는 정보의 차이나 참여 정도에 따라 활동 및 사업 이해도가 다른 구성원이 있을 수 있습니다.
총회를 기획하고 진행해야 하는 담당자라면 대내외에 잘 알려야 한다는 압박감과 총회 내용을 모두에게 잘 전달해야 한다는 부담감이 있을 수도 있지요.

총회 당일 참석자 별 총회 자료 숙지 정도 다르거나 현장 참석보다는 위임이 다수일 때도 있습니다.
이러한 정보격차 속에서 총회는 형식적, 의례적 진행으로 가기 쉬우며, 의견을 많이 내면 총회 진행 시간이 길어지고 책임이 많이 따르게 될 수도 있으므로 의견 숨기는 경우가 발생할 수도 있습니다.

총회 종료 후에는 실무진의 급격한 에너지 소진으로 총회 결과를 바로 알리기 어려울 수 있습니다. 결과를 정리하여 알리기까지 시간이 필요하고 품이 많이 드는 행정처리도 필요하기 때문이죠.

총회에서의 의사결정 및 참여 확대의 중요성에는 누구나 동의하지만, 현실은 이처럼 어려움이 많습니다.

민주적 의사결정과 참여 확대에 대한 의지가 높아지고 있고, 코로나19 등의 환경 변화로 인하여 온라인의 중요성이 더욱 대두되고 있습니다. 빠띠는 온라인 또는 온+오프라인 총회를 진행하고 있는데요.
여러분들은 온라인 총회 경험이 있으신가요?

총회를 더 의미 있고 새롭게 해보고 싶은 생각들과 코로나19로 인한 환경 변화로 온라인 총회를 열어보려고 하는 조직들이 증가하고 있는 것 같아요. 오프라인으로 진행하는 총회에도 어려움이 많은데 온라인 총회는 더 큰 어려움이 있지 않을까 고민하시는 조직들도 있구요.

온라인 총회를 잘 하려면 기획과 운영을 어떻게 해야 할까요?

총회 전

1. 미리 안건을 정리합니다.

2. 총회 목표 및 진행 방법도 정해놓습니다.

• 자료 준비와 공유 아카이빙을 위한 서비스: 온라인에서 확인할 수 있는 서비스라면 아무거나 좋습니다. 회의록을 같이 작성할 예정이라면 동시 편집이 되는 서비스를 선택하는 것도 좋겠죠? 빠띠는 구글과 빠띠 카누를 사용합니다.

• 실시간 화상회의와 송출을 위한 플랫폼: 쌍방향 소통이 필요하다면 Zoom, 구글 미트 등을 사용할 수 있고, 단방향 송출이 필요하다면 유튜브 라이브 스트리밍, 페이스북 라이브 등을 사용할 수 있습니다. Zoom-유튜브, Zoom-페이스북 라이브를 연계하는 방향도 있겠구요.

• 투표가 필요하다면: 적당한 투표 플랫폼을 찾아 투표를 생성해 놓으면 좋겠죠~? 특히 온라인으로 진행하는 투표는 주변 사람들의 눈치를 볼 필요가 없고 비밀투표도 가능하다는 점이 장점인 것 같습니다. 빠띠는 빠띠 타운홀을 사용하고 있지만 sli.do나 mentimeter 등의 플랫폼도 사용 가능할 것 같습니다. (투표는 오프라인 총회를 할 때도 유용하게 사용될 수 있어요.)

3. 준비해놓은 자료를 공유하는 것은 매우 중요합니다.

• 총회 안건, 투표 방식 등 총회와 관련된 충분한 자료 미리 공유 사전 토론 진행을 위한 기반 마련하는 것은 매우 중요합니다. 습득한 정보의 양이 동일할 순 없겠지만 정보의 차이를 최소화하는 것이 총회 진행과 참여에 도움이 되기 때문이에요.

4. 사전 토론 및 교육을 해보는 것도 좋습니다.

• 온라인 플랫폼 및 화상회의 시스템 활용하여 사무국-회원 간 간담회 등을 통해 공유된 자료에 대한 충분한 질의응답 및 토론 진행하고 추가 안건 발굴 및 안건 수정, 안건에 대한 의견 취합 등 진행해 본다면 더 풍성한 안건이 있는 총회를 진행할 수 있습니다.

• 플랫폼 활용이 어려운 구성원들이 있다면 구성원 대상으로 플랫폼 활용 교육 진행하는 것도 좋습니다.

총회 당일

1. 플랫폼과 화상회의 시스템을 점검합니다.

• 입장 시 음소거 등 옵션 사항 및 화면공유 기능의 정상 작동하는지 확인하고 사회자의 발표 자료 화면공유가 잘 되는지 확인합니다.

• 총회 30분 ~1시간 전 화상회의 열어놓는 것도 좋습니다.

2. 공동으로 기록하고 결과를 공유합니다.

• 공동 편집 문서를 통해 실시간 작성 및 공유가 가능합니다. 투표 플랫폼을 사용한 경우라면 안건에 대한 실시간 의사결정도 확인할 수 있으며 투표 종료 선언 후 투표 결과 공개할 수도 있습니다.

3. 회고를 진행합니다.

• 참여한 모두가 돌아가면서 한마디씩 이야기할 수 있는 시간을 마련하고 회고 내용까지 상세하게 기록해 놓으면 좋습니다. 회고도 공동 편집 문서를 사용하여 미리 작성할 수 있는 시간을 주고 해당 내용을 이야기하게 한다면, (추가로 이야기 나온 것들이 있다면 들으면서 보완)회고 문서도 별도 정리할 필요가 없겠죠

총회 후

1. 총회 기록을 아카이빙합니다.

• 총회에서 이야기 나눈 것들과 결정된 것들을 아카이빙해 놓습니다. 온라인으로 총회를 진행했다면 회고를 포함한 회의록은 온라인 문서에 투표 결과는 투표 플랫폼에 정리되어 있을 테니 별도 정리 없이 잘 모아두는 것만 하면 됩니다.

2. 총회 기록을 공유합니다.

• 총회 당일 작성한 회의록 공유하거나 수정 보완되어야 할 부분이 있다면 초안 바탕으로 정리된 총회 기록을 공유합니다.

• 총회 미참석자도 총회 후에 내용 확인할 수 있도록 회의록을 공유합니다. 녹화된 영상기록을 공유한다면 직접 참여하진 못하였지만 총회 분위기나 결정의 과정을 조금 더 이해하게 될 수 있을 것 같습니다.

총회란 무엇이고 온라인 총회는 어떻게 준비해야 하는지 알아보았는데요.
온라인 총회, 오프라인 총회 모두에 적용되는 핵심은 정보격차를 줄여 정보를 기반으로 한 민주적 의사결정 어떻게 할 수 있도록 하고, 참여를 활성화하고, 확대시키기 위한 동력을 마련해야 하는 부분인 것 같습니다.

다음 콘텐츠에서는 빠띠는 어떻게 총회를 준비하고 진행하는지는 정리해서 공유해 보겠습니다.

빠띠 타운홀 - 의사결정을 위한 투표 플랫폼
청중 중심의 행사와 미팅이 빠띠 타운홀에서 열리고 있습니다. 참가자들과 손쉽게 실시간으로 의견을 공유하고 행사와 미팅 진행 상황을 실시간 현장 공개합니다. 다양하고 흥미로운 진행 타입을 활용하여 토론과 의사결정 과정을 더 원활하고 다채롭게 만들 수 있습니다.

✏️ 글 : 빠띠 타운홀 팀 townhall@parti.coop

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