온라인 총회 툴킷

온라인 총회 툴킷은 온라인 총회의 기획운영과정과 필수 체크리스트 등을 담은 자료입니다. 총회를 더 의미있고 새롭게 해보고 싶은 생각들과 코로나19로 인한 환경변화로 인해 온라인 총회를 열어보려고 하는 조직들이 증가하고 있습니다. 하지만 총회 전, 총회 당일, 총회 후에 무엇을 어떻게 준비하고 진행해나가야 하는 지에 대한 자료는 찾기 쉽지 않습니다. 온라인 총회 툴킷을 활용하여 어렵게만 느껴졌던 온라인 총회가 조금이나마 쉽게 느껴 지길 기대합니다.

대상은?

온라인 총회를 하고 싶고, 잘 준비하고 싶은 모든 분들
온라인 총회 기획운영과정과 필수체크리스트를 알고 싶은 분들
온라인 총회에 대한 매뉴얼을 참고하고 싶은 분들

총회란?

총회소개
- 총회는 (비영리) 단체의 최고 의사결정 기관(기구)입니다. 참여자들은 평등한 지위에서 단체운영에 관한 의사결정권을 가집니다.
- 총회에서는 정관-규약개정 공유 및 승인, 예산집행계획전달 및 승인, 전년도 사업내용 공유 및 당해년도 사업계획전달 및 승인, 중장기적인 계획 공유 등에 대해 논의하고 결정하게 됩니다.
온라인 총회란?
- 온라인 총회는 총회를 온라인으로 개최하고 진행하는 것을 말합니다. ‘온라인 총회’라는 개념자체가 아직 확실하게 정립된 것은 아니나, 통상 총회는 오프라인에서 개최하는 것이 관례였습니다.

목표는 무엇일까요?

총회 전 철저한 준비로 혼선이 없이 총회가 진행될 수 있도록 합니다.
상시적 토론과 민주적 의사결정이 이루어질 수 있도록 합니다.
모든 과정에서 구성원들의 다양한 의견들이 솔직하게 표출될 수 있도록 합니다.
총회 후에 해야할 일에 대해서도 혼선을 최소화하고 동력을 살려나갈 수 있도록 합니다.

기획운영 과정은 어떻게 되나요?

충분한 정보제공
- 온라인은 다양하게 제작 및 가공된 정보의 전달이 가능합니다. 문자, 영상, 카드뉴스 등 활용할 수 있는 수단으로 컨텐츠를 만들어 구성원들에게 정제된 정보를 충분히 제공합니다.
- 총회 안건에 대한 정보 외에도 온라인 상에서 진행되는 각 과정에 대해서도 충분하고 지속적으로 안내해야합니다. 예를 들어 의견 수집 및 투표를 위한 도구 선정과 활용 등에 대해서입니다.
참여기회 극대화
- 온라인 방식으로의 전환은 기존의 오프라인의 오랜 관성으로부터의 급격한 이동으로 받아들여질 수 있습니다. 이렇게 되면 구성원들은 소외감과 거부감을 느낄 가능성이 높습니다.
- 온라인 도구 활용을 위한 사전교육을 진행하여 구성원들이 능숙해질 수 있도록 합니다
- 사전토론 및 간담회 등을 온라인 상에서 개최하여 총회에 대한 참여의 폭을 넓히고, 안건 등에 대한 이해도를 제고합니다.
- 온라인 도구 활용이 익숙해지면 구성원들은 적극적으로 참여할 수 있게 됩니다. 동시다발적으로 전개되는 의견들을 함께 정리하고 확인하며, 기록해나갈 수 있도록 준비해야 합니다. (예: 구글독스, 빠띠 위키)
효율적인 진행과 사후관리
- 총회 당일에 안건에 집중할 수 있도록 세팅합니다. 사전에 확인된 내용들은 확실히 정리해놓고, 당일에 안건들과 해야할 일들에 대해서도 분명하게 준비합니다.
- 정확하게 기록하고, 아카이빙하여 총회 이후에도 계속 확인할 수 있으며 맥락을 파악할 수 있도록 관리합니다.

필수 체크리스트는 무엇이 있을까요?

총회 전

안건정리
- 오프라인 총회와 마찬가지로 온라인 총회에서도 안건들을 선정하고 정리해야 합니다.
총회목표 및 진행방법 선정
- 이번 총회를 통해 달성하고자 하는 목표를 정합니다. 예를 들어 안건들에 대한 의사결정, 구성원 중 00%의 참여, 총회 전 과정의 기록 및 아카이빙 등입니다.
- 다음으로 총회를 어떻게 진행할 것인가에 대한 방법을 결정합니다.
  - 2주간의 기간을 두고 온라인 플랫폼 상에서 의견제시, 토론, 투표 등을 하고, 마지막날 온라인 화상회의를 열어 결과를 발표하는 유형
  - 총회자료 등을 이메일 등으로 발송하고, 특정일에 온라인 화상회의를 개최하여 의견제시, 토론, 투표 등을 진행하는 유형
  - 온라인 플랫폼 상에서 의견제시, 토론을 자유롭게 열어놓고, 특정일에 온라인 화상회의를 개최하여 투표만을 진행하는 유형
  - 위의 유형에 있는 방법을 활용하면서, 특정일에 온라인 화상회의와 오프라인 소규모 총회를 연결하여 병행하는 유형
  - 기타 상기 유형들을 실정에 맞게 혼합, 재구성하는 유형
플랫폼 선정⭐️
- 온라인 총회를 준비하고, 아카이빙할 수 있는 플랫폼을 고릅니다.
  - 의사 결정을 위한 플랫폼
    - 빠띠 타운홀
  - 사전 준비/아카이빙/ 의사결정을 위한 플랫폼
    - 빠띠 카누
- 실시간 화상회의를 진행하고, 송출할 수 있는 플랫폼을 고릅니다.
  - 쌍방향: Zoom, 구글미트 등
  - 단방향: 유튜브 라이브 스트리밍, 페이스북 라이브 등
  - 복합: Zoom-유튜브, zoom-페이스북 라이브 연계 등
플랫폼 개설 및 세팅
- 안건에 대한 설명 및 투표 게시물 게시
자료공유⭐️
- 총회안건과 논의방식, 투표방법에 대해 문서, 문자, 영상, 카드뉴스 등을 활용하여 구성원들에게 충분한 자료를 공유합니다.
- 플랫폼의 선정이유와 활용방법 등 온라인 도구에 대한 정보와 온라인 상에서 진행될 과정들에 대한 안내도 지속적으로 해야합니다.
- 자료공유가 충실해야만 사전토론을 진행해야할 때 효과가 높아집니다.
사전토론⭐️
- 사전토론이 필요할 경우 플랫폼 및 화상회의 플랫폼을 함께 또는 선택하여 진행합니다.
- 사무국(실무진)과 회원 간 온라인 간담회, 댓글 토론 등을 통해 공유된 자료에 대한 설명을 할 수 있습니다. 이를 통해 추가 안건 발굴 및 안건 수정이 이루어질 수도 있고, 안건에 대한 의견을 취합할 수 있습니다.
사전교육
- 플랫폼 활용이 어려운 구성원들을 대상으로 사전교육을 진행할 수 있습니다.
- 교육이 필요한 구성원들에게 특정일시를 선정하여 플랫폼 접속을 요청하고, 동일한 내용으로 2회 이상 개최하는 것이 좋습니다.
- 교육자료는 플랫폼 매뉴얼을 업체 또는 웹상에서 받아 전달하거나, 필요한 부분을 제작, 가공, 재편집한 것 등을 활용할 수 있습니다.
- 교육내용은 기본적인 접속과 기능설명 및 활용실습이면 적절하고, 필요에 따라 심화할 수 있습니다.
모두가 지켜야할 회의 규칙수립
- 총회에서 지켜야할 회의 규칙을 만들고 알리는 것이 혼선을 줄이고 수월한 진행을 가능하게 합니다.

총회 당일

플랫폼 점검
- 빠띠 타운홀, 빠띠 카누
  - 총회 전까지 온라인 상에서 표시된 의견들을 모으고 정리해놓습니다.
  - 투표 시작 및 투표 닫기 등 기능들을 점검합니다.
화상회의 시스템 점검
- 입장시 음소거 등 옵션사항들을 확인하고, 다수의 인원이 참여하여도 원활하게 진행될 인터넷 환경을 조성합니다.
- 화면 공유기능을 테스트하고, 참여자 입장에서 교차점검하여 정상작동을 확인합니다.
- 총회 1시간 전 화상회의를 열어놓고, 30분 전까지는 모든 준비를 완료합니다.
화면공유
- 총회 시작 후 사회자는 발표자료를 화면공유를 통해 공유합니다.
기록
- 공동작업문서(구글독스 등)를 통해 실시간으로 작성합니다. 보기 권한을 부여하여 실시간으로 참여자 모두가 볼 수 있도록 할 수 있고, 작성이 완료 된 후에 화면공유를 통해 모두가 확인할 수도 있습니다.
모두가 지켜야할 회의규칙 공표
- 총회 전에 수립해놓은 회의 규칙을 총회 시작과 동시에 공표하고 승인을 얻습니다. (규칙에 대한 공표 및 승인은 총회 시작 전에 해도 괜찮습니다)
플랫폼 활용
- 토론내용 공유
  - 플랫폼에서 이루어진 토론내용 및 당일 채팅으로 남겨진 의견들에 대해 공유할 수 있습니다.
- 안건별 의사결정
  - 안건에 대해 실시간으로 의사결정을 진행합니다.
- 결과공개
  - 안건에 대한 투표종료를 선언하고, 즉시 투표결과를 공개합니다.
회고
- 참여한 모두가 돌아가면서 마이크, 채팅을 활용하여 한마디씩 총회에서 느낀 각종 생각 및 감정들에 대해 이야기할 수 있도록 합니다.
- 회고 내용까지 빠짐없이 상세하게 기록하도록 합니다.

총회 후

총회기록 아카이빙
- 온라인을 통해 총회 전과정이 상세하게 기록되어 공유 및 저장에 용이합니다.
- 총회에 대한 경험 및 노하우 등을 축적하고, 부족한 부분들에 대해 보완할 수 있습니다.
총회기록 초안 즉시 공유
- 총회에서 실시간으로 작성된 기록 초안을 즉시 공유함으로써, 총회 기록 정리에 대한 부담을 일정부분 경감시킵니다.
- 초안을 바탕으로 정리된 총회기록을 작성하고 공유하는 것이 수월하게 진행됩니다.
영상기록 활용
- 총회 미참석 및 위임자도 총회 후에 내용을 확인할 수 있습니다.
- 연중 어느때라도 총회에서 논의된 내용과 맥락을 정확하게 확인할 수 있습니다.

마지막으로, 명심해야 할 것은

온-오프라인은 취사선택이 아니라 함께하는 것입니다.
온-오프라인을 잘 연계해두면
- 총회 전, 총회 당일, 총회 후에 정보가 잘 전달됩니다.
- 물리적 한계를 뛰어넘은 참여와 논의가 이루어집니다.
- 기록과 경험이 제대로 남고 공유됩니다.
무엇보다도 함께 논의하고, 개선하려고 하고 참여하려고 하는 과정이 중요합니다.
앞으로 온라인 활용은 구성원들의 역량을 모을 수 있는 가장 중요한 방법이 될 것입니다.